小さな会社が実践するテレワークのポイント

緊急事態宣言を受け、完全テレワークを導入して約3週間。会社のみんなにテレワークの感想を聞いてみました。導入前に想像していなかった意外な感想も多く、そこから見えてきたテレワークの工夫ポイントを紹介したいと思います。

まずは、いちばん心配だったコミュニケーションは?

アプリ活用で、コミュニケーションはもっと豊かになった

テレワークにおいて最も不安視していたコミュニケーションですが、好意的な感想がほとんどでした。これは正直、意外でした。

■主な感想

社内にいるよりコミュニケーションが増えた
社内にいるよりも気軽に連絡が取れる
チャットのやりとりが記録に残るのがよい

テレワークではウェブでのコミュニケーションが中心になりますが、それを手助けしてくれるのがチャットやウェブ通話などのアプリ。これらをうまく活用することで、コミュニケーションはより豊かになると実感!
小さな組織ほどコミュニケーションが取りやすいので、そこまで活用しなくてもいいのではと考えていましたが、それぞれのアプリの利点を生かすことで、新しいコミュニケーションも生まれています。そこでMOSICの活用法を紹介したいと思います。

実際に利用しているアプリと利用法はこんな感じです。

基本的なやりとりはチャット(Slack、Chatworkなど)

社内での基本的な会話の代わりになるのが、チャット。
直接話すほうが、正直いいんじゃないかと思うのですが、チャットには大きなメリットが2点あります。

【メリット①】 遠慮しなくていい
対面だと相手の表情や様子がわかり、どうしても遠慮してしまうケースがあったのですが、チャットなら全く気をつかう必要がありません。

【メリット②】  すべてのやりとりが文章として残る 
チャットならコミュニケーションがすべて見える化され、しかも過去のやりとりにすぐにアクセスできます。これはカタチに残らない口頭での会話にはない大きな利点。あいまいなコミュニケーションがなくなり、意思疎通を強化するとともに、新たなコミュニケーションを生み出しています。

もちろん直接会話したほうがいいケースもありますが、そんな場合は通話サービスもあるので困ることがありません。

メモアプリを共有(Evernote、Google Keepなど)

メモアプリを会社の全メンバーで共有し、そこに誰もが自由に書き込み、みんなで閲覧できるようにしています。
たとえば今回のテレワーク感想を好きな時間に自由に書いてもらったり、思いついたアイデアを書いていったり・・・という感じです。

【MOSICの工夫】 それぞれの頭の中を共有!
ポっと出た荒削りのアイデアや考えを共有できるのがメモアプリのすごいところ。いわば頭の中を共有できるコミュニケーションツールとして活用しています。

そのほかにもミーティングの議事録や、情報収集のまとめ共有など、あらゆる情報の共有に便利です。

ファイル共有サーバー・ツール(dropbox、Googleドライブなど)

テレワークでは、クラウド上で誰もがデータにアクセスでき、編集できなければ仕事が進みません。必須のツールです。

ウェブ会議システム(zoom、Googleハングアウト、skypeなど)

テレワーク推進により爆発的に利用者が拡大しているウェブ会議システム。弊社もそのひとつなのですが、弊社ならではの工夫が1点あります。

【MOSICの工夫】 ビデオはオフ!
最初は単に気恥ずかしいことが理由だったのですが、正直、不要でした。相手の表情や態度が見えないので、気をつかわず自分の意見を言えます。空気を読むことがありません。
服装や姿勢などに気をつかうこともなく、寝ながらでも会議に参加できます。気楽に話せるので自由な発想が生まれます。

※ただし、発言が重なったり、思わぬ方向に進むリスクが高いので、
ファシリテーターがきちんと仕切ることがより重要になります。

※こうしたツールを利用する場合、セキュリティへの懸念があります。社外に漏れることがまずい重要な事項に関しては、上記のツールを避けたコミュニケーション(メールなど)を心がけることも大切だと思います。

チャットアプリなどの活用で新たなコミュニケーションが生まれる

セルフマネジメント力を向上させるタスク管理

周りに誰もいないテレワークは、自由にサボることもできます。だからこそ、より高いセルフマネジメント力が必要になってきます。これに関しては両極の感想がありましたが、どちらかといえばプラスになっているほうが多く感じられました。

■主な感想

社内にいるよりセルフマネジメント力が高まった

自分でノルマを決め、動くのが難しい・・・

タスク管理を工夫することでセルフマネジメント力は向上すると思います。弊社では30秒でできる簡単な業務報告を取り入れています。

【MOSICの工夫】 30秒で書ける日報
仕事開始時に各自が本日の予定をチャットに入力し、全員に共有しています。そして、業務終了時には実際に何を行った業務を報告しています。

たとえば

【開始時】HP用の記事1本作成、DMのラフ作成、入稿1本

【終了時】HP用の記事9割作成、のラフ作成→デザイナーに依頼、入稿

といった、すごく簡単な日報です。

細かいタスク報告になると面倒なので、これぐらいがベスト。「やることを自分で決め、報告する」という作業が、セルフマネジメント力の向上を促してくれます。また、各自の業務を毎日共有することで、業務の依頼や共有もしやすいです。

ただし、仕事自体に魅力がなく「やらされている感」がある場合は、タスク管理を工夫したところでセルフマネジメント力の大きな改善にはならないことも実感しました。

生活習慣が改善され、仕事にも良い効果

テレワークを導入したことで、各自の日常生活にも大きな変化が現れました。

■主な感想

自炊するようになって、食生活が健康に

コンビニ飯から脱却することができた

睡眠時間が増え、健康的に。集中力がUP

無駄な買い物をしなくなり、節約ができている

運動不足(これは全員でした…)

運動不足を除けば、テレワークによって生活習慣が改善され、それが仕事にもよい効果が現れているのは全社員の共通点でした。

【MOSICの工夫】 フレックスタイム制との相性がいい!
弊社ではフレックスタイム制により、就業時間を柔軟に設定できるようにしています。テレワークでは、その効果がより強く現れ、生活と仕事のバランスが取りやすいと実感しました。

テレワーク導入により食生活が改善したという感想が多かった

テレワーク、今後の課題

テレワークを導入したことで、業務によい影響が多かったです。一方で、今後さらにテレワークを推進していくためには、もっとも多かった次の感想を真剣に考えていく必要があるとわかりました。

■一番多かった感想

労働時間に拘束されるような働き方は意味ないように感じた

テレワークを導入し、生活と仕事の境界が薄れていくなかで、そもそも9時~18時までパソコンの前に座って仕事をするという、時間基準の働き方はベストなのだろうか?
これは全社員が共通して感じたことでした。

では、時間に縛られない働き方をどうやって実現していくのか?1度みんなで真剣に話し合う機会を設けてみることにしました。その様子を近日ご紹介したいと思います。お楽しみに。

MOSICのテレワーク 工夫ポイントまとめ

①アプリをうまく活用することで、社内コミュニケーションはより豊かになる
【チャット】あいまいなコミュニケーションが無くなる。過去のやり取りにもアクセスできる
【メモアプリ】思いついたアイデアなどを書き込むことで、頭の中を共有できる
【ウェブ会議】ビデオをオフにすると、空気を読むことがほとんどなくなった
②30秒日報によるタスク管理でセルフマネジメント力が向上
③フレックスタイム制を導入。テレワークとの相性がよく、生活習慣が良くなった

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